业务人员制作报表

示例说明

前面介绍了电子表格软件中面向业务人员的主要功能，接下来我们使用一个场景化的示例，来展示业务人员如何使用这些能力来完成一个具体的报表开发任务。

示例说明

您在一家全国性食品销售企业的总部工作，您的老板希望能从整体上分析各个地区的销售额，从标杆的区域中选出具体的城市门店来分享其成功的经验。需要您分析当前销售业绩较为突出的东北、华北、华东三个区域的销售情况。您推荐他使用 Smartbi 电子表格软件来完成这个任务。您的老板认为这个想法很不错，并希望您立即着手解决问题。

在导入自己的数据实现报表开发之前，您希望能使用一些现成的示例数据来验证产品是否能够满足需求。还好，Smartbi 的体验中心已为您准备了根据零售示例数据建立的业务主题，使您可以连接到在线的示例数据，稍作加工便可解决问题。

整个体验的流程对您来讲非常清晰：

1.首次下载并安装报表设计器；

2.在 Excel 登录服务端并连接数据；

3.对数据进行适当的加工；

4.根据已有表样创建报表；

5.并依据业务要求对报表进行设计；

6.完成之后保存并分享。

具体操作指南可以查看：官方在线文档 spreadsheet.wiki.smartbi.com.cn

设计表样

数据都准备好了，您现在可以开始制作报表了。

"您需要做的第一件事情是设计表样，对于这个工作，使用 Excel/WPS 作为报表设计器的优势立刻被放大了：

从业务系统导出的报表；

以前在 Excel 制作的离线报表；

网上下载的 Excel 报表；

……

只要它是 Excel/WPS 格式，无需从零开始，通通都能拿来即用，大幅提升效率。

准备表样同样非常简单：套用模板，绑定数据，设置格式，完成。"

a.在这里，您使用系统内置的模板来创建表样。点击「模板」，然后选择“电子表格体验场景”。当然，未来您也可以将自己常用的表样定义为模板，一键生成表样哦！

b.加载了表样之后，您接下来将之前准备好的数据拖到表样中，完成字段绑定。

在数据集面板中，找到刚才保存的“订单主题数据集”（数据集面板-系统数据集-我的空间-订单主题数据集）。

使用「Shift」 键多选所有5个字段，并拖到 C3的位置，放下。

在弹出的菜单中，选择「从左到右」。

c.这样，数据字段就和对应的单元格一键绑定在一起了。

d.另外值得注意的是，由于拖放的字段其默认的数据设置均为“分组”，因此对于数值类型字段而言，您需要将其数据设置调整为“汇总”的方式，这样，报表就可以自动汇总数据了。

e.那我们可以先来预览一下当前的报表效果。

您可以直接点击工具栏上面的“预览”按钮，如果是新建的报表，则需要点击“发布”保存后再“预览”。

这里选择“我的空间”路径下任何一个目录，再给您的体验报表进行命名，如“电子表格练习1”。

阅览的效果如下：

从预览效果可以看到，基本的数据已经展示出来，接下来您需要对该报表进行小计、总计的公式计算及对其样式进一步优化调整。

报表设置

在数据完成绑定之后，您仍然需要对报表进行各种设置，以确保制作出来的报表满足需要。结合原始需求，您在本示例里可以设置报表的小计、总计、表格居中、单元格格式/条件格式设置。

a.小计。当您想看各个销售区域内每个城市的销售情况，那么您可以在销售区域所在字段的行区的 “E4”单元格对“E3”的销售额进行汇总，这里直接使用 Excel 本身的公式就行了。可在“E4”单元格输入“=SUM(E3)”，然后按“Enter”键。

看到这里，您是不是已经“热血沸腾”了？直接使用 Excel 公式！相信您已经意识到，不必从零开始重新学习报表软件，以前积累下来的 Excel 技能，在电子表格软件还能继续大放光芒了。

由于销售量、运费字段也需要进行小计，那么公式不需要重复输入，您直接使用Excel的拖拽单元格功能，将公式直接沿用到其余单元格即可。

b.总计。当需要查看全部区域的总销售额、销售量、运费的情况下，可直接沿用小计Sum公式，您将小计公式直接拖拽至下一行即可。

c.表格居中显示。当您希望报表在未来查看的页面始终展示在最中心，那么你可以通过「页面设置」->「报表设置」，选中“表格居中”，就能让表格能在浏览页面上居中显示。

d.设置单元格格式，当您希望单元格的数值型字段的数值以“千分位”的格式显示，那么您可以选中数值型单元格，来设置其单元格格式。这里同样直接使用Excel的单元格格式功能。

e.设置条件格式。当您希望销售量的数值能直观查看到那些区域是较好，那些较差的情况，那么您仍然可以直接使用Excel里面「条件格式」的突出显示单元格、色阶、图标集等功能来强调对应数值的显示。

f.选择色阶设置（最小值设为白，最大值设置蓝），便于更直观观察到数值的差异。

好了，报表做完了，您准备把它分享出去。

保存分享

完成以上步骤之后，您的报表制作工作就基本完成了。当然，要记得将您完成制作的报表保存到服务器，之后您的老板和同事就可以在电脑或者移动端进行浏览。保存到服务器端我们称之为“发布”。

当然您也可以通过一键分享给您的老板和同事以查看报表。电子表格软件支持平台内部用户共享，也支持通过“站外分享”功能一键生成URL实现分享，即便不是电子表格的用户也能轻松查看该报表，被分享者无需安装任何软件通过打开浏览器即可查看。内部管控，外部灵活，充分满足您的使用需要。

您的老板、同事如果在外出差，通过站外分享支持URL或者二维码的方式，他们依然可以对报表进行查阅。

恭喜您！通过短短10来分钟已完成功能的快速体验，您已经是开发报表的高手了！轻松地使用电子表格完成了数据准备和报表制作，对解决问题是否带来了一些灵感？你通过对业务数据的快速梳理很快完成了数据准备工作，使用已有的模板快速地完成了报表的生成和设计开发，并将其便捷地一键分享给您的老板和同事。

看，是不是很简单。