把握项目成败关键,手把手教你如何做好报表平台的需求工作

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把握项目成败关键,手把手教你如何做好报表平台的需求工作


 

报表平台的建设分几个阶段,分别是需求阶段、实施阶段、测试阶段和上线阶段。需求阶段是第一个阶段,工作量占整个项目工期的40%左右,是项目中最重要的阶段。那么,需求阶段有什么流程?每个环节该做什么工作?在本文中,小麦根据Smartbi多年的报表平台实施经验和大家分享。

 

需求整体概述

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需求的目的就是将项目目标从抽象转化为明细,建立双方对项目的共识。在项目阶段前期,获取到的业务需求会包含业务场景和业务对象,也即需要解决什么事情和给谁解决的,这些需求往往比较抽象。在获取到业务需求之后,我们会规划出报表平台的整体架构,包含业务架构(如财务、销售、库存)、应用架构(如报表、大屏、移动端)、数据架构和技术架构等。有了架构以后,需要进一步分析整理,进行具象化,形成最终的业务需求,包括功能需求和非功能需求。功能需求包括要需要展现的内容(如指标和维度、UI风格)、数据是怎么来的、是否需要做一些定制化的功能。非功能需求包括性能、安全和环境方面的要求。

这个时候整理出的需求已经很细化了,甚至包含了字体、字号、边距等信息。但是还不能开始下一阶段的实施工作,因为最终需求的确认会受到项目制约因素的影响,包括时间、范围、成本。例如评估的需求实现需要5个人月,但项目的要求是1个人月,这样就产生冲突了。所以我们要基于项目制约因素的影响和客户进行谈判,达成最终的共识:哪些是项目内的,也即本期项目要实现的内容;哪些是项目外的,也即放在后续规划里做的内容。

需求问题应对

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报表平台的建设在需求阶段是循序渐进的,流程很多,做的事情也比较多。在做需求之前,要明确需求的流程和工作方式,这样才能井然有序地往下进行。比如你不能在一进场的时候就跟客户说我们确认一下需求,你调研都还没开始,能确认什么内容?还有就是不清楚报表平台的实现内容,不知道需求应该如何落地。我们可以根据以往的项目经验规划一个报表平台的标准化体系,输出一系列文档来帮助项目的落地。

报表平台涉及的行业比较多,在与客户沟通的时候可能会因为很多专业术语而不理解客户描述的业务需求,所以在做需求调研之前要先通过网上资料或者案例的学习来提升业务理解。还有一种比较棘手的情况,就是客户不知道自己想要什么,这就比较考验需求人员的个人能力了,需要掌握一些方法去引导客户,或者帮助客户去规划项目目标。

需求整体流程

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Ø 前期准备

在前期准备阶段,需要通过合同或标书了解一下项目背景,知道客户是谁,客户想做什么。还需要了解一些行业背景,使我们和客户的沟通更加顺畅。了解完背景,就可以制定需求调研计划。计划必须目标明确,和谁调研,调研什么内容一定要提前明确。另外还需要清晰合理,调研的时间、时长、地点都要提前明确,不过这往往取决于客户业务人员的时间安排。需求调研计划确定后就发送给客户对接人去落实,比如约业务人员,订会议室之类的工作。

Ø 需求调研

有了需求调研计划之后,就可以开始下一阶段的需求调研工作。需求调研是挖掘和记录客户业务需求的一个过程。首先是进行客户访谈,可以通过专人或者录音来记录访谈内容,并确保不要记漏客户的需求和偏离主题。有时候客户是想到什么说什么,要及时提醒客户按照主题来说。访谈结束后需要根据草稿或者录音进行整理概括,形成访谈记录,及时发送给项目相关人员。

Ø 需求分析

需求分析是将用户的业务需求转化为功能需求的一个过程,包括需求整理和需求评估。需求整理按展现、数据和定制进行分类,然后进行优先级划分,再输出需求分析报告。根据分析报告再评估哪些是可以实现的,哪些是不可以实现的。在评估的时候要加上工作量,对于不可实现的需求要准备相关的备选方案,最后把评估结论更新到需求分析报告里面,作为项目经理和客户谈判的依据。

Ø 需求确认

需求确认是通过谈判最终与客户达成共识的一个过程,包括需求谈判和确认。其中一个是方案谈判,就是对实现不了的需求和客户进行谈判。在这里要和客户沟通确认,但不能直接说实现不了,可以说有一个更好的解决方案,可以覆盖客户的需求点,实现的成本也更低,学会扬长避短。还有一个是项目谈判,因为可实现的需求也会受到项目制约因素的影响,对于超出工期或者超出成本的需求,我们就要考虑删减需求,或者放在未来的规划里面。在谈判完成后要输出一份需求规格说明书,跟客户进行最终的确认。在这里要注意所有的需求点都要清晰明了,不会在客户、项目经理和开发人员的理解上引起歧义。还要有正式的确认途径,一般是签字确认和邮件确认。

需求规格说明书是与客户达成共识的依据,要完整记录项目所描述的整体需求,包括展现、数据、性能、安全等等;要清晰描述每个需求点的详细功能,比如参数、字体、字号;要保证内容有统一的解释,也不能相互矛盾。

Ø 需求管理

在需求确认以后就进入实施阶段,根据需求规格说明书制定需求跟踪矩阵对项目的需求进行跟踪和监控,针对可能出现的需求变更,需要客户提交需求变更申请表。

 

通过以上的分享我们可以看到,做好需求工作有助于避免早期的错误,少走弯路,提高项目实施效率,是报表平台建设成败的关键。


作为国内专业领先的BI厂商,Smartbi定位于一站式大数据服务平台,对接各种业务数据库、数据仓库和大数据平台,进行加工处理、分析挖掘与可视化展现;满足各种数据分析应用需求,如企业报表平台、自助探索分析、地图可视化、移动管理驾驶舱、指挥大屏幕、数据挖掘等。Smartbi产品功能设计全面,覆盖数据提取、数据管理、数据分析、数据分享四大环节,帮助客户从数据角度描述业务现状、分析业务原因、预测业务趋势、驱动业务变革,广泛应用于金融、政府、电信、企事业单位等领域。


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