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传统手工数据采集耗时耗力？Smartbi数据填报实现数据收集分析自动化

发布时间：2023-03-07      游览量：1645

企业在日常经营管理过程中，往往需要收集很多内外部的信息，清洗整理后再进行存储、分析、呈现、决策支持等各种作业，如何高效收集结构化数据是企业管理者经常要面对的问题。

传统手工的数据采集方式不仅耗费了大量人力时间成本，还容易产生数据质量低下、数据安全无法管控的问题，用户也无法敏捷分析数据，具体表现在：

填报1.jpg

难道就没有既简单、又快捷的数据收集方式了吗？
当然有！企业可以通过Smartbi的电子表格软件开发填报报表来实现数据的填报收集。

填报2.jpg

电子表格软件是一个能在Excel/WPS界面上进行填报报表开发的产品，节省了学习和使用成本，还可满足多场景的在线数据填报需求，如表单回写、清单回写、调查报告、Excel数据批量导入等，同时提供完备的流程机制，支持会签及分支的流程审批，支持多人填报。
下面我们将从开发填报报表、数据填报、数据审核、数据分析流程的角度来讲述Smartbi是如何实现数据收集到分析自动化的。

填报3.jpg


高效开发填报报表

报表开发人员首先要创建一个填报报表分享给填报人员，这样他们才可以在网页上填写数据。创建一个填报报表主要包括下面四个步骤：

第一步：报表设计，“真Excel”设计报表样式

电子表格把Excel/WPS作为报表设计器，在熟悉的界面进行报表的开发，Excel的样式、公式函数、图形、还有模板等能力都可以直接沿用，节省了学习成本。

填报4.png


第二步：填报属性，设置单元格的填报属性
电子表格提供数字、文本、日期、文件、控件（文本框、下拉框、日期等）等多种编辑器方式供用户关联使用，满足不同的编辑方式。比如对于产品种类，我们可以以下拉框的方式预设值方便填报人员选择。

填报5.png

如果你担心提交的数据会自动入库，当数据不规范时，后续整理汇总很麻烦。这时你可以通过校验来保证填报数据的规范性，比如设置满足范围或某个精度的数字才能入库，特殊数据如身份证、手机号、邮箱等符合格式输入正确才能入库，通过校验可以提高数据质量。

第三步：回写规则，单元格与数据库表关联绑定，实现自动入库
通过回写规则设置实现Excel单元格与数据库表的关联关系，这样用户在进行填报的同时会将数据上传至数据库。
回写规则是通过可视化界面设置关联关系，可以智能匹配，也可以手动绑定。同一张报表支持设置填报到不同的数据库中，也可以设置填报是更新还是插入的方式。

填报6.png


第四步：多级且精细化权限设置，保障数据安全
电子表格软件作为一个成熟的产品，可以提供非常完善的安全管理和控制。不仅支持多级安全用户管理，根据组织机构级别赋予其不同的资源、操作、数据等的管理权限；还提供数据行/列/sheet页/单元格/界面控件级别的精细化权限控制，实现同一种报表多人分层填报。

填报7.png

在整个报表开发过程中，我们都可以通过预览功能查看效果，以便及时调整问题。

便捷进行数据填报

数据填报页面开发者开发完一张填报模板后，将填报模板链接分享给填报人员，填报人员就可以直接在PC网页上/或是移动设备上填写数据，成功后数据会自动入库。

网页填报.gif图：PC端网页填报

如果填报数据不满足开发者设置了数据提交格式要求时，数据就不会成功提交，系统也会进行提醒，以便提交正确的数据。
如果想分享报表链接给其他用户时，不仅受到前面多级权限和报表精细粒度权限的控制，同时还会受到分享功能本身如访问范围、对象、日期等的控制。

灵活实现数据审核

如果你有审核的需求，需要涉及多个部门和人员配合，可以使用电子表格的流程审核功能。它提供完备的流程机制，通过自定义审批流程，把数据填报和审批流程统一串联起来，实现灵活审批及数据的动态流转，解决复杂数据上报情况下周期长，不好跟踪的问题。

填报9.png


敏捷实现数据分析

如果你是定期去收集数据，然后汇总数据生成固定报表，就可以使用Smartbi电子表格制作展现报表，把单元格和回写库的字段进行绑定，只要填报人员回写数据，展现报表数据就会自动更新，轻松实现自动化，领导或是相关人员也可以及时看到最新的数据。

填报10.png

可见，Smartbi电子表格在Excel/WPS上就可以高效开发报表，轻松应对中国式复杂报表的场景，不仅能制作多源报表、分片报表、套打报表、分组报表等各种格式复杂的报表，可以解决传统数据收集的问题，通过线上填报的方式便捷快速地收集数据、敏捷地分析数据。



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